El calendario de IAESTE es de régimen anual, podemos distiguir tres etapas diferenciadas en el proceso de funcionamiento:

• Durante una primera etapa, que se desarrolla entre octubre y diciembre, se reúnen las prácticas ofertadas por empresas de ámbito nacional. En esta fase participan activamente los miembros de la asociación dirigiéndose a las empresas locales y estableciendo compromisos de cooperación concretos con cada entidad e institución.
• En una segunda fase se procesan todas las ofertas obtenidas y se procede a intercambiarlas con otros países en el transcurso de la General Conference de IAESTE –enero-. Este intercambio se realiza considerando las necesidades específicas de cada empresa y asignándolas a los países que ofrecen mejores candidatos. Con este intercambio multilateral tambien nos adjudicamos la misma cantidad de ofertas para distribuir entre los estudiantes españoles.
• En una última fase, las becas se adjudican a los correspondientes candidatos de acuerdo al perfil estipulado y se procede a la tramitación. Se facilita la candidatura correspondiente a cada empresa o institución para que evalúe su adecuación al perfil requerido en la oferta. Una vez notificado el visto bueno, la práctica se realizará cuando corresponda, usualmente entre julio y septiembre pero también en otros periodos y distinta duración.